adatkezelési tájékoztató

Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzési eljárások lefolytatásához

Az ELI-HU Nonprofit Kft. az általa mint Ajánlatkérő által lefolytatásra kerülő, a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (továbbiakban: Kbt.) hatálya alá nem tartozó beszerzési eljárásban (továbbiakban: beszerzési eljárás) kezelt személyes adatok tekintetében az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletének megfelelve (általános adatvédelmi rendelet) (továbbiakban: GDPR) jelen adatkezelési tájékoztató útján kívánja biztosítani az átláthatóság elvét tiszteletben tartva az érintettek előzetes tájékoztatáshoz való jogát, melyben az érintettek világos és közérthető tájékoztatást kaphatnak a személyes adataik kezelésével összefüggő tényekről.

Az ELI-HU Nonprofit Kft. (továbbiakban: Társaság vagy Adatkezelő) az általa lefolytatásra kerülő beszerzési eljárás tekintetében mint Ajánlatkérő Adatkezelőnek minősül. A Társaság a beszerzési eljárást maga bonyolítja le, az eljárás lefolytatásában nem alkalmaz Adatfeldolgozót.

Az Adatkezelő tájékoztatja az érintetteket, hogy bizonyos esetekben beszerzési eljárásait a Fluenta Europe Korlátolt Felelősségű Társaság (Cg.: 01-09-711910, 1114 Budapest, Bartók Béla út 43-47.) által üzemeltetett Fluenta Rendszer használatával bonyolítja le, amely esetben a Fluenta Europe Korlátolt Felelősségű Társaság Adatfeldolgozónak minősül. A Fluenta Europe Korlátolt Felelősségű Társasággal az Adatkezelő Adatfeldolgozási megállapodást kötött, megfelelve a GDPR 28. cikkében rögzített jogszabályi kötelezettségnek. Az Adatfeldolgozási megállapodás a Társaság adatvédelmi tisztviselőjéhez intézett írásbeli kérelemre kikérhető.

Az Adatkezelő tájékoztatja az érintetteket, hogy minősített többséggel rendelkező tulajdonosa az Extreme Light Infrastructure ERIC (Cg. : 10974938, CZ PSC 25241 Dolní Brezany, Za Radnicí 835.), amely alapján az Extreme Light Infrastructure ERIC és a Társaság a GDPR 4. cikk 19. pontja értelmében vállalkozáscsoportnak minősül. A vállalkozáscsoporton belül a GDPR Preambulum (48)-as bekezdésében rögzítettek szerint a Társaság jogos érdek alapján jogosult adminisztratív célból személyes adatokat (ideértve ügyfelek és alkalmazottak személyes adatait) továbbítani a többségi tulajdonos tagjának. Adatkezelő és az Extreme Light Infrastructure ERIC a személyes adatok minél szélesebb körű biztonságának garantálása érdekében adatmegosztásra vonatkozó megállapodást kötött, amely a Társaság adatvédelmi tisztviselőjéhez intézett írásbeli kérelemre kikérhető.

Az Adatkezelő tájékoztatja az érintetteket, hogy az Infotv. alapján közfeladatot ellátó szervnek minősül, amely okból kifolyólag bizonyos közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatok közzétételére jogszabály kötelezi.

Jelen adatkezelési tájékoztató a Társaság Adatvédelmi Szabályzatával összhangban készült, amely a Társaság honlapján is elérhető. A Társaság fenntartja magának a jogot, hogy jelen adatkezelési tájékoztatóban foglaltakat bármikor egyoldalúan megváltoztassa azzal, hogy a változtatásról haladéktalanul értesíti az érintetteket.

1. Az Adatkezelő megnevezése

Adatkezelő

neve:                                                     ELI-HU Kutatási és Fejlesztési Nonprofit Közhasznú Kft.

cégjegyzékszáma:                               Cg.06-09-015211

székhelye:                                            6728 Szeged, Wolfgang Sandner u. 3.

e-elérhetősége:                                   info@eli-alps.hu

telefonszáma:                                      +36 62 550 190

képviselője:                                          Dr. Szabó Gábor ügyvezető

adatvédelmi tisztviselője:                  Dr. Róta-Papp Viktória (adatvedelem@eli-alps.hu)

Az adatkezelés helye:                    6728 Szeged, Wolfgang Sandner u. 3. szám

Tájékoztatjuk, hogy a Társaság az általa indított beszerzési eljárások lefolytatásával kapcsolatban felmerült személyes adatokat az alábbiakban részletezettek szerint kezeli:

Adatkezelés fő célja: beszerzési eljárás lefolytatása, mely magában foglalja a következő részcélokat: az eljárás során az eljárással érintett gazdasági szereplőkkel kapcsolattartás, kommunikáció, a benyújtott ajánlatok megvizsgálása, a bírálati eljárás és értékelés lefolytatása valamint az értékelési szempontok alapján a legkedvezőbb ajánlatot tevő gazdasági szereplő kiválasztása, tájékoztatása illetve a vele való szerződéskötés vagy a számára történő megrendelés kiküldés.

Adatkezelés fő céljának jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) és b) pontja [az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez, illetve az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges].

Adatok forrása: közvetlenül az érintett gazdasági szereplőtől (ajánlatot tevőtől).

Adattárolás módja: papíralapon és elektronikusan.

Kezelt adatok köre és az adatkezelés részcéljai:

Adatkezelés időtartama: a beszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatban keletkezett összes iratot a beszerzési eljárás lezárulásától, a szerződés/megrendelés teljesítésével kapcsolatos összes iratot a szerződés/megrendelés teljesítésétől számított legalább öt évig őrzi meg a Társaság. Ha a beszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat per esetén a per jogerős befejezéséig, de legalább öt évig kell megőrizni. A Támogatásból megvalósuló beszerzési eljárás esetében a támogatásokkal kapcsolatos minden dokumentumot kötelező a Támogatási Szerződésben rögzített időpontig megőrizni, amely főszabály szerint a Támogatással történő elszámolástól számított öt év. Valamennyi, a beszerzési eljárás során keletkező irat, amely a Számviteli tv. alapján számviteli bizonylattal egy tekintet alá eső vagy azt alátámasztó iratnak minősül, a Számviteli tv. alapján legalább nyolc évig kell megőrizni.

Adattovábbítás:

A beszerzési eljárás folyamán az Érintettekre vonatkozó adatok továbbítására az Érintett hozzájárulása, szerződés teljesítése, vagy jogszabály felhatalmazása alapján kerülhet sor, illetve a vállalatcsoporton belül adminisztratív célból a vállalatcsoport tagjainak jogos érdeke alapján. Adatkezelő tájékoztatja az Érintetteket, hogy az Extreme Light Infrastructure ERIC mint többségi tulajdonos részére a többségi tulajdonos kérésére adatszolgáltatást teljesít.  

A GDPR 4. cikk 9. pontja alapján azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak. Ezen szervek adatkezelésének jogszerűségéért az Adatkezelő nem tartozik felelősséggel.

A személyes adatok uniós vagy a tagállami joggal összhangban történő továbbításán túlmenően az Adatkezelő személyes adatot meghatározott harmadik személy számára nem tesz hozzáférhetővé.

Az Adatkezelő a beszerzési eljárás előkészítése és lefolytatása - ideértve egy esetleges jogorvoslati eljárást is - külső, független tanácsadókat (pl. bíráló bizottsági tagok) vehet igénybe. A külső, független tanácsadók összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatnak vetik alá magukat, az Adatkezelő ezzel biztosítja az adatok sérthetetlenségét.

 2. Az érintettek jogainak érvényesítése

Tájékoztatáshoz való jog:

Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – törlését a Társaság feltüntetett elérhetőségein.

A Társaság a beérkezett kérelmet, illetve tiltakozást köteles a beérkezéstől számított három napon belül áttenni az adatkezelés szempontjából feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetőjéhez.

A feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetője az érintett személyes adatának kezelésével összefüggő kérelmére az érkezésétől számított legkésőbb 25 – tiltakozási jog gyakorlása esetén 15 – napon belül írásban, közérthető formában választ ad.

Amennyiben az érintett jogainak gyakorlása során az ügy megítélése nem egyértelmű, az adatot kezelő szervezeti egység vezetője az ügy iratainak és az ügyre vonatkozó álláspontjának megküldésével állásfoglalást kérhet az adatvédelemért felelős munkatárstól, aki azt három napon belül teljesíti.

A tájékoztatás kiterjed a GDPR 15. cikk (1) bekezdésében meghatározott információkra, amennyiben az érintett tájékoztatása törvény alapján nem tagadható meg. A Társaság megfelelő intézkedéseket hoz annak érdekében, hogy az érintett részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó, a GDPR 13. és a 14. cikkben említett valamennyi információt és a  GDPR 15–22. és 34. cikk szerinti minden egyes tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújtsa. Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni. Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát.

A tájékoztatás főszabály szerint ingyenes, költségtérítést a Társaság csak a GDPR 12. cikk (5) a) pontjában meghatározott esetben számíthat fel.

A Társaság kérelmet csak a GDPR 12. cikk (5) bekezdés b) pontjában meghatározott okokból utasít el, erre csak indoklással, megfelelő tájékoztatással, írásban kerülhet sor.

Helyesbítéshez, törléshez való jog:

A valóságnak nem megfelelő adatot az adatot kezelő szervezeti egység vezetője – amennyiben a szükséges adatok és az azokat bizonyító közokiratok rendelkezésre állnak – helyesbíti, a GDPR 17. cikkében meghatározott okok fennállása esetén intézkedik a kezelt személyes adat törlése iránt.

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére a Társaság indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, a Társaság pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, különösen ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

• a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
• az érintett visszavonja a hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
• az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a közvetlen üzletszerzés érdekében történő adatkezelés ellen tiltakozik;
• a személyes adatokat jogellenesen kezelték.

Tiltakozás a személyes adatok kezelésével szemben:

Az érintett jogosult arra, hogy személyes adatai kezelése ellen bármikor tiltakozzon a Társasághoz intézett erre irányuló nyilatkozat újtán.

Az érintett személyes adata kezelése elleni tiltakozásának elbírálásának időtartamára – de legfeljebb 5 napra – az adatkezelést az adatkezelő felfüggeszti, a tiltakozás megalapozottságát megvizsgálja és döntést hoz, amelyről a kérelmezőt a GDPR 19. cikk szerint tájékoztatja.

Amennyiben a tiltakozás indokolt, az adatkezelő a GDPR 21. cikkében meghatározottak szerint jár el.

Az adatkezelés korlátozásához való jog:

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére a Társaság korlátozza az adatkezelést, ha

• az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát (ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy a Társaság ellenőrizze a személyes adatok pontosságát); vagy
• az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását; vagy
• a Társaságnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
• az adatkezelés közérdekű feladat végrehajtásához szükséges vagy az adatkezelés a Társaság vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, és az érintett tiltakozott az e célokból történő adatkezelés ellen (ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a Társaság jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben).

Az adatkezelés korlátozása azt jelenti, hogy a korlátozással érintett személyes adatokat a tárolás kivételével a Társaság nem kezeli, illetve csak abban a körben kezeli, amihez az érintett hozzájárult, illetve a Társaság ilyen hozzájárulás hiányában is kezelheti azokat az adatokat, amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy uniós, illetve valamely európai uniós tagállam fontos közérdekére tekintettel szükségesek. A Társaság az adatkezelés korlátozásának feloldásáról az érintettet előzetesen tájékoztatja.

Az adathordozhatósághoz való jog:

A Társaság jelen adatkezelési tájékoztatóban rögzített adatkezelési tevékenysége során nem valósul meg olyan adatkezelés, amely adathordozhatóság biztosítását tenné szükségessé.

Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást:

Az Adatkezelő adatkezelései során automatizált döntéshozatal nem valósul meg.

Jogellenes adatkezeléssel okozott kár megtérítéséhez való jog:

Az adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével másnak okozott kárt, illetve az általa vagy az általa igénybe vett adatfeldolgozó által okozott személyiségi jogsértés esetén járó sérelemdíjat is megtéríti. Az adatkezelő mentesül az okozott kárért való felelősség és a sérelemdíj megfizetésének kötelezettsége alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő. Ugyanígy nem téríti meg a kárt, amennyiben az a károsult szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott.

Jogorvoslathoz való jog:

Az érintett jogorvoslati lehetőséggel, panasszal a Társaság adatvédelmi tisztviselőjéhez (Dr. Róta-Papp Viktória; adatvedelem@eli-alps.hu; 6728 Szeged, Wolfgang Sandner u. 3.) fordulhat közvetlenül, vagy választása szerint a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (1055 Budapest, Falks Miksa utca 9-11., levelezési cím: 1374 Budapest, Pf. 603.) vagy lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszékhez. A bírósági jogorvoslathoz való jogának érvényesítése érdekében az érintett az adatkezelő, illetve – az adatfeldolgozó tevékenységi körébe tartozó adatkezelési műveletekkel összefüggésben – az adatfeldolgozó ellen bírósághoz fordulhat, ha megítélése szerint az adatkezelő, illetve az általa megbízott vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó a személyes adatait a személyes adatok kezelésére vonatkozó, jogszabályban vagy az Európai Unió kötelező jogi aktusában meghatározott előírások megsértésével kezeli. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.

3.  Egyéb felhívások

A Társaság tájékoztatja az érintetteket, hogy az adott beszerzési eljárás dokumentumaiban előírt esetben a jelen adatkezelési tájékoztató rendelkezései körében meghatározott adat kategóriába eső adatszolgáltatás a kapcsolódó beszerzési eljárásban érvényes ajánlat benyújtásának feltétele, melyek elmaradása az ajánlat érvénytelenségét eredményezheti.

A Társaság felhívja az érintettek figyelmét, hogy a beszerzési dokumentumokban meghatározott információkon kívül egyéb adatot az ajánlatban ne nyújtson be. Amennyiben az ajánlattevő mégis benyújt egyéb, jelen tájékoztatóban fel nem sorolt személyes adatnak minősülő információkat, úgy a Társaság ezen önkéntesen benyújtott adatokat is a jelen tájékoztatásban rögzített módon és ideig tárolja.